Putting It Together, Step by Step - Perspectives

Putting It Together, Step by Step

Before the lights come on and the crowds arrive, a city festival is built in meeting rooms, site visits and spreadsheets – where teams quietly turn big ideas into something that works in the real world.
Amid packed schedules and back-to-back meetings, the Festival Team pauses for a quick moment in front of the camera.

KUALA Lumpur doesn’t wake up one morning and decide to become a festival city. What unfolds across 26 days, 80-plus events and 25 venues begins months earlier – in meeting rooms, on site recces, and somewhere between a sketchpad and a spreadsheet.

KL Festival 2026 is less a single event than a careful act of assembly. Long before audiences arrive, Downtown Kuala Lumpur is already being quietly reimagined – streets mapped, venues negotiated, power points counted, contingency plans drafted (and redrafted).

Since January, a core group has been gathering weekly at Think City’s office in Wisma Maran, overlooking the meeting point of the Klang and Gombak rivers, where the city first began, and continues to thrive. How apt for a festival that’s all about the confluence of creativity, cultures and communities!

Inside the boardroom, the conversations are less poetic: ticketing systems, social media rollouts, programming grids, poster layouts. Ideas overlap, collide, occasionally get shelved. Progress is measured not in applause, but in ticking off a list.

At its heart, the festival is driven by a bigger idea – positioning culture as part of Kuala Lumpur’s long-term growth as a UNESCO Creative City of Design. But on the ground, that vision translates into something more immediate: people trying to make hundreds of moving parts move together, more or less on time.

Programming the Pulse

If the vision sets the direction, the programme is what keeps everything alive – and slightly on edge.

“Our core festival programming team consists of 12 people,” says Festival Manager Veeky Tan. “The managers meet almost every two days just to stay aligned. The full team meets weekly – that’s when we make sure everything is still… on track.”

“On track,” in this context, covers everything from artists and vendors to volunteers and front-of-house teams. Each meeting has a different focus, but the goal is constant: keep things moving.

The Festival Manager oversees the planning and delivery of KL Festival, managing programmes, timelines, budgets, and stakeholders, all while ensuring smooth operations while upholding the festival’s artistic vision and public engagement goals.

For fellow Festival Manager Hoe Hui Ting, the process has also reshaped how she sees the city itself. “I’m not originally from Kuala Lumpur, but working on this festival has made me slow down and experience it more intentionally,” she shares. “It’s shown me sides of the city I would’ve otherwise missed.”

For Veeky, on the other hand, the connection runs deeper. “I was born in Tung Shin Hospital, and now I work across the road at GMBB,” she says. “My school was near the Klang River – I used to take the monorail every day.”

Somewhere between logistics meetings and artist calls, these personal memories begin to seep into the programme. The result isn’t a single version of Kuala Lumpur, but many – layered, overlapping, sometimes contradictory.

What are some of the programmes the festival team is looking forward to? “One programme I’m excited about is Siapa Cacat?,” says Hui Ting. “It involves Deaf, Disabled and neurodivergent artists, with elements like sign language and audio description built into the performance.”

Accessibility here isn’t an afterthought – it’s part of the work.

Veeky, meanwhile, is looking forward to Wayang Women. “They’re a group of women working with shadow puppetry and traditional instruments. Seeing them perform at Dataran Merdeka, with that kind of energy – that’s something I’m really excited about.

Building the Invisible

If the programming team imagines the festival, the technical and production crews are the ones who make sure it doesn’t collapse under its own ambition.

As Technical Director, Armanzaki Amirolzakri (aka Zak) spends his time balancing creative requests with real-world limits – budgets, safety, infrastructure and physics.

“Each programme is different and requires massive logistical planning,” he says, which is a polite way of saying: nothing is ever straightforward.

Take large-scale events at Dataran Merdeka. A joget competition with 200 participants and thousands of spectators sounds festive enough – until you factor in road closures, crowd control, safety barriers, and synchronising marshals with everything else happening around it.

“It can get overwhelming,” he admits.

Then there are heritage venues – Rumah Tangsi, Chan She Shu Yuen, Godown – beautiful, but not exactly built for stage lighting rigs and sound systems. Every site comes with its own list of dos and don’ts, and a quiet reminder: don’t break anything that’s older than you!

Add international acts into the mix, each with its own technical requirements, and the coordination becomes part negotiation, part diplomacy.

And then, of course, there’s the weather. “Rain is always top of the risk list,” Zak says. Which means backup plans for the backup plans – umbrellas, raincoats and equipment coverings. “We try out best to keep everyone informed as to what to do and what not to do when anything unexpected arises during a show day or for the whole month of a festival!”

The aim, ultimately, is simple: for none of this to be visible. If audiences don’t notice the logistics, it means everything is working.

The First Impression

Before anyone attends a show, they encounter the festival through its visuals – posters, banners, the slow scroll of a website.

For one of KL Fest’s designers, Ghali Foster, the job starts with decoding the festival itself. “Who’s it for? What’s the tone? Where does it sit culturally?” she says.

Then comes the harder part: making a dense programme feel clear, without draining the personality out of it. “People need to get the information quickly, but still feel drawn in,” she explains.

It’s a balancing act between standing out and staying approachable – less about personal expression, more about creating something people recognise themselves in.

“I want people to feel like they belong before they even show up,” she says.

When everything finally comes together, you’ll realise the festival is less a grand gesture and more a slow accumulation. Meetings, calls, site visits, revisions. A thousand small decisions, most of which no one will ever see.

By the time May arrives, it will look effortless – as if the city simply opened itself up to music, movement and performance.

But beneath that ease would have been months of coordination, negotiation and quiet problem-solving. The real work of a city festival isn’t just on stage. It happens long before, just out of sight — making everything else possible.
Menyusun Langkah, Mengagih Kerja
Sebelum cahaya dipasang dan ruang acara dikerumuni pengunjung, sebuah perayaan pesta bandar tumbuh dari bilik-bilik mesyuarat, lawatan tapak dan hamparan data yang menjadi saksi kepada sebuah pasukan yang telah menzahirkan idea-idea besar menjadi kenyataan.
KUALA Lumpur tidak bangkit pada suatu pagi dan mendapat ilham mahu menjadi sebuah bandar pesta. Apa yang tersingkap sepanjang 26 hari, menyaksikan 80 lebih aturcara dan berlangsung di 25 tapak terpilih bermula sejak awal lagi. Setiap sesi pertemuan, usaha turun padang, contengan di buku nota dan hamparan demi hamparan membenihkan sesuatu yang besar.

KL Festival 2026 bukan sekadar sebuah acara tahunan. Pesta ini merupakan kurasi teliti. Sebelum para pengunjung tiba, Pusat Bandar Kuala Lumpur senyap-senyap dibina semula — jalan dipeta, tempat dirunding, soket dikira, rancangan luar jangkaan didraf (dan didraf semula berkali-kali).

Sejak bulan Januari, sebuah pasukan teras telah berkumpul secara mingguan di pejabat Think City di Wisma Maran yang menyaksikan pemandangan Sungai Gombak dan Sungai Klang bertemu. Di sinilah tempat permulaan kota ini. Dan di sini jugalah denyut nadinya masih bergetar. Betapa cocoknya sebuah pesta diadakan bagi meraikan pertembungan kreativiti, komuniti dan kebudayaan.

Dalam bilik mesyuarat, basa-basinya lebih biasa: sistem pentiketan, pelancaran media sosial, susunan aturcara dan reka letak poster. Perkembangan tidak diukur melalui tepuk sorak, sebaliknya dilihat pada apa yang berjaya diselesaikan.

Pada terasnya, pesta ini digerakkan oleh idea yang lebih agung iaitu meletakkan budaya sebagai sebahagian daripada pembangunan jangka masa panjang Kuala Lumpur sebagai Bandar Reka Bentuk Kreatif UNESCO.

Walau bagaimanapun, wawasan ini juga bermaksud sesuatu yang terang lagi bersuluh: bagaimana untuk bergerak dalam rentak yang sama beramai-ramai, pada masa yang sama mengikut garis masa yang telah ditetapkan sebaik mungkin.

Pengaturcaraan Menjadi Denyut Nadi

Jika wawasan menentukan haluan, aturcara menghidupkan denyut nadinya—walaupun sedikit tertekan.
“Pasukan teras pengaturcaraan pesta kami terdiri daripada 12 orang,” kata Pengurus Festival Veeky Tan. “Para pengurus berjumpa hampir setiap selang dua hari untuk memastikan kami berada di landasan yang betul. Pasukan lengkap berjumpa secara mingguan. Waktu itulah kami memastikan semuanya berjalan lancar.”

Lancar dan berada di landasan yang betul bermaksud semua perkara sudah diambil kira—artis, vendor, sukarelawan dan pasukan baris depan semua siap-siaga. Setiap mesyuarat mempunyai tumpuan berbeza. Namun, matlamatnya sama: semua perkara harus bergerak.

Pengurus Festival bertanggungjawab menyelia perancangan dan pelaksanaan Festival KL, termasuk pengurusan program, garis masa, bajet, dan pihak berkepentingan, sambil memastikan operasi berjalan lancar serta mengekalkan visi artistik festival dan matlamat penglibatan orang awam.

Bagi rakan Pengurus Festival Hoe Hui Ting, proses ini juga telah membentuk semula pandangan beliau tentang bandar ini. “Saya bukan asal Kuala Lumpur. Apabila saya bekerja untuk pesta ini, saya mula menghayati kota ini dengan lebih kesedaran,” kongsi beliau.

“Kerja kami menunjukkan kepada saya sisi yang barangkali saya terlepas pandang.”

Bagi Veeky pula, hubungan beliau lebih intim. “Saya lahir di Hospital Tung Shin dan sekarang saya bekerja di Bangunan GMBB yang hanya berada di seberang jalan sahaja.” Veeky juga berkata, “Sekolah saya dekat dengan Sungai Klang—dulu saya selalu naik monorail tiap-tiap hari.”

Di antara perbincangan tentang logistic dan pengendalian artis, ingatan bersifat peribadi ini mula meresap ke dalam aturcara. Hasilnya bukan sebuah versi Kuala Lumpur yang tunggal, sebaliknya menampilkan pelbagai sisi dan lapisan yang bertindihan—malah, ada yang bercanggah.

Apakah yang dicari oleh pasukan pesta ini dalam menyusun aturcara yang bakal berlangsung? “Salah satu aturcara yang saya nanti-nantikan ialah Siapa Cacat?,” jelas Hui Ting. “Pementasan tersebut menampilkan pelakon kurang upaya dan kepelbagaian neurologi; terdapat elemen bahasa isyarat dan diskripsi audio disediakan sepanjang persembahan.”

Aksesibiliti bukan sesuatu yang tangkap muat di sini—hal tersebut merupakan sebahagian daripada pelaksanaan kerja.

Veeky pula tertarik dengan aturcara Wayang Women. “Mereka ialah sebuah kumpulan Wayang Kulit wanita yang membawa naratif yang segar. Melihat mereka melakukan persembahan di Dataran Merdeka dengan semangat tempoh hari—saya tak sabar menyaksinya sekali lagi.”

Menyorok Apa yang Patut Disorokkan

Jika pasukan pengaturcaraan ialah bayangan pesta ini, kru teknikal dan produksi pula mereka yang memastikan bayangan tersebut tidak menjadi angan-angan semata.

Pengarah Teknikal, Armanzaki Amirolzakri (dikenali sebagai Zak) menumpahkan kudratnya untuk mengimbangi permintaan kreatif yang melangit dengan batas kenyataan dunia sebenar yang membumi—antaranya belanjawan, keselamatan, infrastruktur dan fizik.

“Setiap aturcara tidak sama dan memerlukan perancangan logistic yang luas,” kata beliau. Dalam erti kata lain: hal ini bukan mudah.

Sebagai contoh, sebuah acara berskala besar berlangsung di Dataran Merdeka iaitu pertandingan joget yang menyaksikan penyertaan seramai 200 orang, tambah dengan ribuan penonton. Kedengaran meriah, bukan? Walau bagaimanapun, sudahkan diambil kita penutupan jalan, kawalan kumpulan ramai, penghadang keselamatan dan menyelaraskan marsyal dengan semua yang sedang berlaku di sekeliling.

“Ada masa tak menang tangan,” Zak mengaku.

Seterusnya, tempat warisan seperti Rumah Tangsi, Chan She Shu Yuen dan Godown. Lokasinya cantik. Namun, untuk pementasan, pencahayaan dan pemasangan sistem bunyi—tidak semudah yang disangkakan. Setiap tapak mempunyai senarai panjang pantang larang. Salah satu peringatan paling penting: jangan rosakkan apa-apa yang lebih tua daripada anda.

Belum ambil kira artis luar negara — setiap satu mempunyai keperluan teknikal tersendiri. Panduan menjadi rundingan, bukan budi bicara.

Tidak lupa juga cuaca. “Hujan merupakan risiko paling utama,” jelas Zak. Demikian, perlu ada perancangan untuk perancangan kedua, ketiga dan keempat—payung, baju hujan dan penutup peralatan. “Kami lakukan yang terbaik dengan memaklumkan semua orang apa yang patut dan tak patut anda lakukan apabila sesuatu hal yang tak dijangka berlaku semasa hari kejadian atau sepanjang festival.”

Matlamat utamanya tidak rumit: jangan bagi orang lain nampak. Jika pengunjung tidak nampak apa yang berlaku di belakang tabir, bermaksud logistik berjalan lancar.

Gambaran Pertama

Sebelum pengunjung menghadiri sebuah acara, mereka akan disajikan halwa mata pesta ini—poster, sepanduk, tatalan laman sesawang.

Bagi Ghali Foster, salah seorang pereka untuk KL Festival, persoalan utama perlu diselesaikan terlebih dahulu. “[Pesta] ini untuk siapa? Apakah intonasinya? Di manakah kedudukannya secara kebudayaan?” tanya beliau.

Seterusnya, persoalan yang lebih berat: bagaimanakah untuk menjadikan aturcara yang padat berasa lapang tanpa membuang apa-apa unsur utamanya. “Orang ramai perlu cepat untuk dapat maklumat, tetapi juga harus berasa tertarik untuk mendapatkannya,” jelas Foster.

Semua ini mengambil kira antara menjadi tumpuan utama dengan mudah untuk didekati — bukannya tentang peluahan peribadi, tetapi lebih kepada menghasilkan sesuatu yang orang ramai boleh kenali dan kaitkan dengan diri mereka.

“Saya nak orang ramai rasa mereka sebahagian daripada acara yang mereka sertai,” kata Foster.

Apabila semua sudah terletak elok pada tempatnya, anda sedar sebuah pesta bukanlah pengakuan agung. Sebuah pesta sebenarnya himpunan sebuah permulaan sederhana. Mesyuarat, panggilan telefon, lawatan tapak, mengolah semula perancangan. Seribu satu pilihan ditentukan — bukan semua lulus untuk dilaksanakan.

Tatkala bulan Mei menyinsing, semua akan kelihatan sempurna, seolah-olah kota ini sudah bersedia menyambut segala lagu, tarian dan persembahan yang bakal diadakan.

Namun, apa yang kelihatan “berenang-renang” pada kemudiannya ialah “berakit-rakit” penyelarasan, rundingan dan penyelesaian masalah yang berlaku berbulan-bulan lamanya.

Kerja sebenar sebuah bandar pesta tidak terhenti di atas pentas semata. Semua ini berlaku lebih awal, tanpa sesiapa pun sedar. Pejam-celik, semua sudah selesai.